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Hacienda

Transformation Digitale & Application métier

Une mission qui nous a permis de définir un modèle unique de traitement des données, permettant de paramétrer chaque aire selon ses propres caractéristiques.

La situation initiale : L’Hacienda est le leader Français de la Gestion des Aires d’Accueil des Gens du Voyage.

Répondant aux marchés spécifiques des collectivités,  chaque aire a ses propres caractéristiques et règlement intérieur. Les tarifs et horaires sont également définis par chaque collectivité.

Pour gérer administrativement et financièrement chacune de ces aires, un vaste réseau de dossiers, de fichiers excel regroupés par secteur permettait de suivre l’activité, encaissements et interventions sur chacunes des aires. Les méthodes de saisies et outils pouvaient légèrement varier selon les « usages locaux ».

La production de rapport mensuel pour chaque collectivité et annuelle à destination des CAF, mobilisait de nombreux acteurs internes avec des données qui étaient souvent à retraiter ou corriger selon les acteurs locaux.

La solution : Développement d’une application métier en ligne, dédiée. Permettant autour de la modélisation de l’ensemble des process, de personnaliser chaque aire selon ses capacités et niveau de service proposé.

Les processus et moyens mis en œuvre permettent de sécuriser la saisie des données, leur traitements et leurs disponibilités.

Avec la volonté de ne saisir une donnée qu’une seule fois et une simplicité instinctive de l’usage, toute la chaîne de valeur a été prise en compte :

  • De la gestion des comptes clients, leurs contacts associés, les aires dédiées.
  • La gestion des acteurs interne selon leurs rôles et secteurs.
  • Le paramétrage des caractéristiques : emplacement, surface, sanitaire, tarifs  (durée, âge, saison), documentation locale, équipe d’intervenants et droits associés.
  • Le suivi personnalisé de chaque activité réalisée sur l’aire,
  • La fiche de gestion et de suivi de chaque voyageur et de sa famille sur l’aire pendant sa période d’occupation et l’ensemble des documents réglementaires associés.
  • La gestion des différentes caisses et reporting pour répondre aux exigences des Trésoreries Publiques, ou les mouvements de caisse en situation de Délégation de Service Publique.
  • L’édition automatisée de rapports d’activité et de gestion normée, adaptés aux différents publics, mis à disposition automatiquement aux personnes concernées.
  • Capacité de créer tout type d’exports ou traitements de données en fonction des besoins des services concernés.

Le potentiel : au delà d’une capacité de suivi et de gestion précise et exhaustive des 250 aires et des milliers de voyageurs présents, le projet a été conçu afin de pouvoir exploiter anonymement l’énorme quantité de données générées, permettant d’une part d’optimiser les process et l’organisation opérationnelle de l’entreprise, mais d’autre part proposer à ses clients collectivités, des datas sur l’usage réel, géolocalisé et temporel, des pratiques et des besoins des gens du voyage, citoyens usagers du service public, et ce d’un point de vue local, régional ou national.

La belle histoire

Une population mobile

Ce projet a permis d’identifier autour de process rationnels le workflow de saisie et de traitement des données, nous avons du prendre également en compte, différentes combinaisons et situations quelquefois moins rationnelles…

« Thinking out of the Caravane »

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